Doelstelling en passende vorm bepalen (voor wie, wat, waarom, waar, hoe)
Mogelijk beschikt u over een lay-out en wilt u dat uw wijze van notulering wordt voortgezet.
Twijfelt u over de juiste vorm? Stelt u zich dan de vraag wat u nodig om hebt om efficiënt te vergaderen en te documenteren.
1. Actie- en besluitenlijst
Dit is een beknopt verslag in lijstvorm. De kolommen worden ingevuld op basis van beperkte informatiebehoefte. Het document geeft handvatten om uw overleg te sturen bij projecten en teamvergaderingen. Bij een wekelijks overleg zal minder achtergrondinformatie nodig zijn dan bij een maandelijks overleg.
2. Beknopt verslag – dit zijn notulen op hoofdlijnen (veel gebruikte vorm)
Hierbij kunt u kiezen tussen notulering op basis van onderwerp of spreker.
Het besprokene wordt per onderwerp samengevat. Bij elk agendapunt wordt zakelijk en correct weergegeven wat er gezegd is. Doorgaans wordt niet genoemd wie er gesproken heeft. Er wordt op basis van hoofdzaken, acties en besluiten genotuleerd. Hierbij wordt de volgorde van de agendapunten aangehouden en niet de volgorde van de bespreking hiervan. Interactie tussen deelnemers wordt niet weergegeven.
Het besprokene wordt per spreker samengevat en in hoofdlijnen chronologisch weergegeven. De standpunten van de sprekers en de interaties tussen deelnemers wordt in beperkte mate genotuleerd.
3. Uitgebreid verslag – Verslag met veel informatie en uitgebreide onderbouwing van besluiten
Hierbij kunt u kiezen tussen notulering op onderwerp of spreker.
Per agendapunt wordt een uitgebreid verslag gemaakt op basis van het onderwerp. Discussies worden niet chronologisch maar thematisch genotuleerd in de vorm van stellingen, meningen en argumenten die betrekking hebben op de onderwerpen. Interactie tussen deelnemers wordt nagenoeg niet genotuleerd.
Per agendapunt wordt een uitgebreid verslag gemaakt op basis van welke spreker/partij een bijdrage heeft geleverd. Discussies worden chronologisch genotuleerd. Van elk stuk tekst is uit het verslag af te leiden wie er wat heeft gezegd. De interactie tussen de deelnemers wordt weergegeven in de notulen.
4. Gespreksverslag – geen formele lay-out
Een verslagvorm voor een-op-een gesprek zonder formele lay-out. Hierbij kunt u kiezen tussen een woordelijk of een letterlijk gespreksverslag. Acties worden los van de tekst genotuleerd.
De spreektaal wordt omgezet naar een leesbaar verslag. Het is zoveel mogelijk een woordelijk verslag in de stijl van de spreker. Een woordelijk verslag is geschreven in de ik-vorm.
In de uitwerking wordt de spreektaal niet omgezet naar een prettig leesbaar verslag. Het doel is om letterlijk na kunnen lezen wat er is gezegd. Een letterlijk verslag is geschreven in de ik-vorm.